Optimización del procedimiento de pagos de nóminas en el sistema administrativo, contable y financiero (página 2)

Partes: 1, 2

Identificar la situación a mejorar.
Establecer acciones de mejoras
identificando fortaleza,
oportunidades, debilidades,
amenazas.
Elaborar un plan de mejora.
Elaborar plan de valoración de la
optimización.
PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO

Elaborar un plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el
Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento
de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y
Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO)
El Dpto. de Tesorería, se
encarga de orientar la
gestión financiera de la
Corporación y las empresas
tuteladas y la administración
de los recursos financieros.

Es un sistema administrativo
utilizado por la Corporación
el para Control automático de
disponibilidades
presupuestarias.
Una de las principales
funciones realizadas por el
Departamento, es el pago de
nóminas en el sistema
(SACOFIGO).

Presenta una serie de
debilidades que afectan de
manera directa dicho
procedimiento.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento
de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y
Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO)
El sistema SACOFIGO no trabaja en línea con los diversos departamentos involucrados
en el pago de nóminas.
Las órdenes de pago deben ser ubicadas en el sistema SACOFIGO de forma manual.
Un solo analista del Departamento de Tesorería, maneja el sistema SACOFIGO.
No se permite el acceso al sistema SACOFIGO a partir de las 12:05pm hasta la 1:30pm.
Existe deficiencia en el sistema de enfriamiento de las áreas de trabajo.
Ausencia de comunicación y flujo de información entre departamentos involucrados en el
pago de nóminas.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento
de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y
Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO)
Deficiencia
de
recursos
presupuestarios
para
realizar
labores
de
reparación,
mantenimiento y compras de archivadores y material de papelería.

Ausencia de archivadores para conservar la información perteneciente al Departamento de
Tesorería.

Los equipos de computación utilizados en el Departamento de Tesorería son obsoletos.

Insuficiente material de papelería para la impresión y manejo de los resultados provenientes
del pago de nóminas .

Falta de seguimiento por parte de la Gerencia de Finanzas de la aplicación de los
lineamientos establecidos para realizar el pago de nóminas en el Sistema SACOFIGO.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento
de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y
Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO)
Medio Ambiente
Materiales
Mano de Obra
Maquinaria
Inexistencia de políticas
de selección y formación
Metodo

Ubicación manual de
ordenes de pago en el
sistema SACOFIGO
Areas con temperaturas
extremas
Aglomeración de
documentos
Equipos
obsoletos
Insuficiente
material de
papelería
Una sola analista maneja
el pago de nominas en
el sistema SACOFIGO
Presupuesto
El sistema SACOFIGO
no trabaja en línea

Incogruencia entre la
data del sistema y el
historial fisico
de personal
No se permite el
acceso al sistema
SACOFIGO en horas
del mediodía
Falta de seguimiento a la aplicación
de los lineamientos

Deficiencia en el
procedimiento de pago
de nóminas en el
sistema SACOFIGO
Deficiencia de
recursos presupuestario

Ausencia de archivadores
en el departamento de tesoreria
Ausencia de comunicación
y flujo de información entre
departamentos

.
Definir variables que inciden en el Procedimiento de
Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la
Corporación Venezolana de Guayana

INTERNAS

Áreas de oficinas sin distribución adecuada.

Ausencia de personal capacitado para el pago de nóminas en el
sistema SACOFIGO, lo que genera tardanzas en estos.

Jornadas de trabajos incompletas, en virtud que se labora hasta las
12:00 pm, por las altas temperaturas en las áreas de trabajo.

Pérdida de documentos e información del Departamento de Tesorería,
por falta de archivadores.

Incongruencia entre la data de pago de nóminas existente en el
sistema SACOFIGO y el historial físico de dichos pagos.

Errores en la data suministrada al Departamento de Tesorería por los
otros departamentos encargados del pago de nóminas.

Paralización del sistema SACOFIGO durante determinadas horas
de la jornada de trabajo.

Definir variables que inciden en el Procedimiento de
Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la
Corporación Venezolana de Guayana

EXTERNAS
.
Déficit
presupuestario.
Obsolescencia
del sistema
SACOFIGO.
Deficiencia del
Servicio de
intranet.

Identificar las fortalezas y debilidades que presenta el
procedimiento de Pagos de nóminas en el Sistema
Administrativo, Contable y Financiero para el Sector
Gobierno (SACOFIGO)

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de
Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Propuestas de Mejora:

Actualizar el sistema SACOFIGO y su incorporación en línea para evitar alteraciones
en los módulos, manipulación sin control y desbloqueo de estos, para el ingreso de
forma tardía de pagos de nómina efectuados con anterioridad

Automatizar la ubicación de órdenes de pago que son realizadas manualmente en el
módulo de pago de nóminas.
Capacitar al personal para tramitar el pago de nóminas en el sistema SACOFIGO.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de
Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Propuestas de Mejora:

Realizar respaldo de la data del sistema SACOFIGO fuera de las horas de las
jornadas de trabajo.
Reparar el actual sistema de enfriamiento.
Fomentar la integración de los departamentos involucrados en el procedimiento de
pago de nóminas, para evitar errores u omisiones en las órdenes de pago..

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de
Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.
Propuestas de Mejora:
Aprobar los recursos necesarios, para realizar labores de reparación, mantenimiento
y compras de materiales necesarios para el desarrollo de actividades referentes al
procedimiento de pago de nóminas en el departamento de tesorería.
Instalar Archivadores en el Departamento de Tesorería para conservar la información
de uso continuo en el pago de nóminas y enviar al archivo histórico los documentos
relacionados con el mismo para así evitar pérdida de información de vital importancia.
Incorporación de nuevos equipos computacionales actualizados para lograr el
funcionamiento adecuado del sistema SACOFIGO.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de
Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Propuestas de Mejora:

Asignar recursos presupuestarios para la compra de material
de papelería necesarios para el desarrollo de las labores
diarias del Departamento de Tesorería..
Establecer
supervisiones
periódicas
para
verificar
la
aplicación de lineamientos en el desarrollo de las actividades
que le corresponden a cada uno de los departamentos
involucrados en el procedimiento de pago de nóminas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de
Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.
Estrategias de mejora Análisis FODA

A partir de esta se podrá optimizar el
procedimiento de pago de nóminas en el
sistema SACOFIGO.
ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Estrategia de las 5S

Es un método o estrategia que abarca
casi los aspectos del problema que se
presenta
en
el
Departamento
de
Tesorería.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Seiri

Se trata de eliminar del área de trabajo lo innecesario, en el caso del
departamento de tesorería se deben eliminar:
Altas temperaturas en el
área de trabajo.
Acumulación de desechos
de oficina.
Equipos Obsoletos
Acumulación de
documentos que no son
de uso inmediato.

Se
mejora
la
visualización
de
los
elementos de máquinas, equipos y talento
humano. A continuación se muestra la
propuesta que se realiza.
ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Seiton

Se deben ordenar los elementos que se
han
clasificado
de
la
manera
más
conveniente, designando un lugar para
cada cosa y que cada cosa se coloque en
su
lugar,
de
modo
que
se
puedan
encontrar con facilidad.

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Aplicación de Seiton

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Aplicación de Seiso
Implica eliminar la suciedad del lugar de
trabajo, para evitar que haya desechos
de oficina en las áreas, que interrumpan
los procedimientos que desarrolla el
personal en el procedimiento de pago de
nóminas y la pérdida de documentos de
vital importancia.
Es
conveniente
que
se
ejecute
un
programa de limpieza en el que pueda
participar todo el personal que allí labora.

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Programa de Limpieza
Objetivo: Lograr que se integre la limpieza como parte del trabajo, para prevenir
la suciedad y los efectos negativos de las áreas de trabajo.

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Aplicación de Seiketsu
Es la metodología que permitirá mantener
los logros alcanzados con la aplicación de
las tres primeras "S".
Sin este, es posible que el lugar de trabajo
nuevamente llegue a tener elementos
innecesarios y se pierdan el orden y la
limpieza alcanzada.

Una vez se haya iniciado el programa de limpieza, dictar charlas de sensibilización
cada determinado tiempo, mediante las cuales se le instruya al personal de Tesorería y
departamentos relacionados, la importancia y necesidad de la estrategia de la 5S para
el desarrollo y mantenibilidad de la organización.

Mostrar a los trabajadores que los beneficios que se obtienen por medio de la
aplicación de la estrategia de la 5S, no solo beneficia a la empresa sino también a
ellos, ya que; esto se puede aplicar en cualquier ámbito de la vida; trabajo, vida diaria,
entre otros.

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Aplicación de Seiketsu

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Shitsuke
Se deberá convertir en hábito el
empleo y utilización de los
métodos establecidos y
estandarizados para la limpieza en
el lugar de trabajo.

Las cuatro "S" anteriores se
pueden implantar sin dificultad, si
en los lugares de trabajo se
mantiene la Disciplina.
Esto es lo que estará
determinando el tiempo de
duración de los beneficios
alcanzados con las primeras "S".

La aplicación de estas nos garantiza
que el desarrollo de las actividades
desarrolladas en el Departamento de
Tesorería tenderá a mejorar
progresivamente, por consiguiente se
conseguirá optimizar el procedimiento
de pago de nóminas en el Sistema
SACOFIGO.

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Aplicación de Shitsuke

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el
Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el
Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el
Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el
Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el
Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS
Plan de valoración de la Optimización

CONCLUSIONES
Se constató la falta de personal capacitado en el Departamento de
Tesorería para el pago de nóminas en el sistema SACOFIGO.
El sistema SACOFIGO no se encuentra en línea y permite el desbloqueo
del módulo de pago de nóminas, por lo que se puede alterar la situación
real de la información financiera de la CVG por la incongruencia de la
data con los documentos físicos referidos al pago de nóminas.
La reducción temporal de las jornadas laborales y la interrupción diaria
del ingreso al sistema SACOFIGO en horas del mediodía han
contribuido de manera directa y agravante con las tardanzas del ingreso
de pago de nóminas al sistema SACOFIGO.

CONCLUSIONES

En el diagnóstico de la situación actual del procedimiento de pago de nóminas en el
sistema SACOFIGO se constató que dicho procedimiento presenta incongruencias,
tardanzas, descontrol y obsolescencia por la falta de seguimiento por parte del
Departamento de Tesorería y la Oficina Corporativa de Planificación y Control de
Gestión de las normas y lineamientos establecidos para el procedimiento de pago de
nóminas en el sistema SACOFIGO.
Existe una deficiencia presupuestaria que afecta
las labores de reparación,
mantenimiento y compras de materiales necesarios para el desarrollo de las
actividades de pago de nóminas en el sistema SACOFIFO de la CVG.

Cada una de las variables relevantes internas y externas planteadas en el desarrollo
de la investigación, determinaron una incidencia significativa en el diagnóstico de las
causas de las fallas y deficiencias que se evidencian en el procedimiento de pago de
nóminas en el sistema SACOFIGO de la CVG.

CONCLUSIONES

Se estableció una propuesta de mejora en forma de tabla para dar solución a las
variables que afectan e inciden en el procedimiento de pago de nóminas en el
sistema SACOFIGO, logrando la optimización del procedimiento.

El uso de la metodología 5S en el procedimiento de pago de nóminas, permitió
plantear acciones de limpieza y ordenación que
permiten dar respuesta a la
necesidad de mejorar el ambiente de trabajo en el Departamento de Tesorería.

Por medio de la aplicación del plan de mejoras y la valoración de la optimización,
se lograrán las mejoras necesarias en el procedimiento de pago de nóminas en el
sistema SACOFIGO que se ejecutan diariamente en el Departamento de Tesorería.

RECOMENDACIONES
Automatizar la búsqueda de órdenes de pagos en el módulo de pago de nóminas
en el sistema SACOFIGO por el Departamento de Informática quienes son los
encargados del manejo de dicho sistema.
Promover por parte del Departamento de Tesorería y todas las unidades de CVG
relacionadas con el Procedimiento de Pago de Nóminas, la realización de reuniones
de coordinación semanales sobre dicho procedimiento y por ende se logre la
optimización necesaria.
Ejecutar el plan de mejoras y valoración de la optimización propuesto en el
desarrollo de la investigación.
Mejorar la comunicación y flujo de información entre departamentos involucrados
en el pago de nóminas.
Realizar seguimiento por parte del Departamento de Tesorería y la Oficina
Corporativa de Planificación y Control de Gestión de la aplicación de los manuales
de normas y procedimientos referidos al pago de nóminas en el sistema
SACOFIGO.

RECOMENDACIONES
Aplicar herramientas de mejora continua que conduzcan siempre a la optimización
de los procesos que se llevan a cabo en el área de pago de nóminas en el
sistema SACOFIGO.

Implementar las estrategias planteadas en la propuesta de ordenación y limpieza
aplicando la metodología 5S, con la finalidad de reducir las fallas y por ende
aumentar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción del trabajo.

Implementar estrategias de Motivación al personal que desarrolla labores en el
Departamento de Tesorería.

RECOMENDACIONES
Se recomienda que la CVG realice un seguimiento periódico de la aplicación
de los lineamientos establecidos para el pago de nóminas en el sistema
SACOFIGO por la Oficina Corporativa de Planificación y Control de Gestión
de la Corporación.
Se recomienda la asignación de recursos financieros al Departamento de
Tesorería, para realizar un estudio de fuerza laboral con el fin de determinar la
cantidad de personas y cargos necesarios para la ejecución del procedimiento
de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO.